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| Notiziario Gemini Europa - Febbraio 2002 |
Cosa significa BPR : Business Process Reengineering ?
"Analizzare il sistema di attività partendo dal risultato fornito al cliente. I processi vanno identificati, mappati e collegati ai bisogni dei clienti; non alle funzioni o ai dipartimenti."
Il Processo è l'insieme di attività correlate o interagenti che trasformano elementi in ingresso in elementi in uscita. I processi di un'organizzazione sono, di regola, pianificati ed eseguiti in condizioni controllate al fine di aggiungere valore.
"Un risultato desiderato si ottiene con maggiore efficienza
quando
le relative attività e risorse sono gestite come un processo!
Questo non è un postulato teorico, ma un principio ormai acquisito, come
"vissuto", in contesti profit e no-profit.
La gestione per processi non è un novità. Si ritrova anche nel Total Quality Management (TQM), nel Just in Time (JIT). Ma il BPR mette in luce come le precedenti tecniche fossero troppo orientate all'interno dell'azienda e quindi inadatte all'attuale livello di complessità del mercato e delle relazioni con i clienti. Di fondo, il miglioramento incrementale non è più ritenuto sufficiente. Lo scenario competitivo è troppo dinamico per tollerare ritardi nel miglioramento.
Si è constatata, in altre parole, la fine dell'organizzazione
strutturata in maniera funzionale-gerarchica, a causa di una serie
di punti di debolezza:
1) scarsa responsabilità delle funzioni operative che, invece, determinano
la produttività dell'organizzazione
2) potere decisionale limitato al vertice
3) focus su ottimizzazione delle attività della funzione e non sul processo
primario
4) tempi morti dovuti ad inutili comunicazione tra le funzioni
Le seguenti sono le fasi fondamentali del Business Process Reengineering:
1) Effettuare la "Mappatura" dei processi, identificando
i processi operativi primari e quelli di supporto
2) Ridisegnare il flusso di processo, eliminando attività
ridondanti e duplicazioni
3) Enfatizzare "l'appiattimento organizzativo" (in
senso positivo) sui processi primari a scapito della "verticalizzazione"
su attività ridondanti e non produttive
4) Ridurre i livelli gerarchici
5) Introdurre gruppi interfunzionali focalizzati e responsabilizzati
6) Inglobare, tramite operazioni di "job enrichment",
le attività di supervisione.
Il metodo consiste nel focus sull'approccio sistemico alla gestione: identificare,
capire e gestire (come fossero un sistema) processi tra loro correlati, contribuisce
all'efficacia e all'efficienza dell'organizzazione nel conseguire i propri obiettivi.
Più in particolare, applicare tale metodologia vuol dire:
1) Cancellare invece di automatizzare: vengono eliminate le
duplicazioni e le attività poco rilevanti
2) Accorpare più attività in un'unica posizione organizzativa
(job enrichment): l'accorpamento delle mansioni consentito
dalla tecnologie e dalla crescita del personale, consente di attribuire mansioni
più complete.
3) Ridisegnare il processo oltre i confini dell'impresa, coinvolgendo
Clienti e Fornitori in un'ottica di partnership
4) Misurare i risultati "in process" e ricominciare.
Il cambiamento deve diventare una condizione naturale dell'organizzazione. Si
deve adottare una concezione dinamica che consenta un adattamento continuo dei
processi al mercato.
La reingegnerizzazione del Processo (BPR), porta ai seguenti vantaggi:
a) Semplificazione del lavoro
b) Riduzione della burocrazia
d) Ridefinizione ed ampliamento di ruoli e mansioni
e) Eliminazione dei colli di bottiglia
f) Miglioramento del layout
g) Analisi del valore Aggiunto
Per Reengineering dei processi (Business Process Reengineering: BPR) si intende, quindi, un radicale intervento di ristrutturazione organizzativa, volto a ridefinire i processi aziendali, facendo leva sull'analisi del valore delle attività che li costituiscono. In questo modo è possibile misurare il reale valore che le attività (e quindi i processi) aggiungono all'organizzazione in termini di produttività.